13 лет назад 9 декабря 2005 в 17:28 71

“ПИЛОТЫ” – НЕБОЛЬШИЕ ПРОГРАММЫ, ГОТОВЫЕ К УПОТРЕБЛЕНИЮ, КАК РАСТВОРИМЫЙ КОФЕ. ОНИ ВАМ И БЛАНКИ ПОМОГУТ СОЗДАТЬ И ЗАПОЛНИТЬ, И КАРТИНКИ БЕЗ ПРОБЛЕМ РАСПЕЧАТАТЬ, И ОГРОМНЫЕ ТЕКСТЫ НАБРАТЬ ОЧЕНЬ БЫСТРО, И ЗАМЕТКИ СОБРАТЬ В ОДНОМ МЕСТЕ, И ДАЖЕ СОЗДАТЬ ЗА РАБОЧИМ СТОЛОМ ЗВУКОВУЮ АТМОСФЕРУ.

Что делать, если:
– у вашей машинистки болит голова от заполнения бумажных бланков, она устала замазывать корректором ошибки, а с работой все равно не справляется;
– клиенты портят формы и подделывают договоры, а заполненных документов от них за сто лет не дождешься;
– секретарша не умеет печатать картинки с подписями;
– пальцы сотрудников скрючил синдром RSI от набора длинных писем и текстов;
– ошибок в этих текстах у них становится все больше;
– важные данные хранятся как попало и теряются в самый ответственный момент?

Пора обратить внимание на программы, которые помогут избавиться от подобных проблем. Таких программ только у одного разработчика мы насчитали больше двух десятков (www.colorpilot.ru/products.html), но все описывать не будем, а расскажем только о тех, которые показались нам наиболее полезными и которым мы нашли реальное и достойное применение в офисе.

FORM PILOT OFFICE
Конечно, большинство файлов сейчас формируется автоматически с помощью специализированного ПО и без проблем печатается на принтере. Но что делать, если нужно срочно заполнить документ, существующий только на бумаге, например новую налоговую форму? Можно, конечно, нарисовать ее в Excel и распечатать на принтере. Процесс создания формы займет много времени, но задача все же решится. А вот грамоту, сертификат или диплом необходимо именно заполнить, то есть красиво напечатать нужный текст в определенном месте бланка. Как это сделать с помощью компьютера и принтера?

Можно, в принципе, вымерить шаблон до миллиметра, создать и соответственно разметить документ в Word, а затем набрать текст в нужном месте этого документа. После этого несколько раз “пристреляться”, печатая вводимую информацию сначала на чистом листе и проверяя “на свет” – попадет ли она в нужное место шаблона? Именно такая картина заполнения бланков однажды наблюдалась в одном из отделений всеми уважаемого Сбербанка.

Что удивительно, таким образом заполнялись не какие-то поздравительные открытки, которые не страшно “запороть”, а векселя – ценные бумаги, испортить которые смерти подобно. Задача осложнялась тем, что векселя различались размерами верхних полей, поэтому каждый бланк нуждался в индивидуальной “пристрелке”. Лишь после этого сам ценный документ вставлялся в принтер.

Не стоит повторять такой печальный опыт, поскольку есть альтернатива пишущей машинке. Для заполнения бумажных форм любого вида вам понадобится компьютер, сканер, принтер и программа Form Pilot Office (далее просто Form Pilot). Заполненную в этой программе форму можно не только распечатать, но и послать по факсу или электронной почте, перед этим экспортировав ее в PDF, если нужно.

Делается все это так. Прямо из Form Pilot запускается процесс сканирования бумажного бланка, а после его завершения полученное изображение появляется в окне нового документа программы. Встроенные средства Form Pilot позволяют выровнять изображение, если оно было неровно засунуто в сканер, и обрезать черные поля, появившиеся в результате сканирования. После этого программе указывается местонахождение левого верхнего угла, и документ готов к заполнению.

Чаще всего нужно просто вбить текст. Для этого служит специальный инструмент, при выборе которого курсор мыши становится похожим на авторучку. Щелкните этой авторучкой в нужном месте бланка и заполните появившееся текстовое поле. Остается отправить набранный текст на печать, установив переключатель в позицию “Печатать на готовый бланк”. Бумажный бланк при этом, естественно, должен быть в принтере. После печати он будет выглядеть точно так же, как и на экране монитора. Печатать можно и на чистый лист – весь документ с изображением бланка и набранным текстом.

Заполнение бумажных бланков – это, без сомнения, изюминка программы Form Pilot. Но с таким же успехом в ней можно заполнять электронные формы разных форматов: PDF, HTML, DOC, XLS, TXT и другие. Для этого нужно всего лишь открыть документ в родном приложении и “распечатать” его на принтере Form Pilot Office – принтер с таким названием появляется в списке “настоящих” устройств после установки Form Pilot. На самом деле документ печататься, конечно же, не будет, а только откроется в Form Pilot для заполнения. Точно так же можно заполнить и любую форму в графическом виде – для этого нужно просто открыть в Form Pilot файл с ее изображением.

Кроме текста в документ можно вставить готовую картинку, какой-то символ или что-то нарисовать самостоятельно (программа содержит стандартные инструменты рисования). Например, можно дочертить недостающие линии в форме, “подписать” документ, вставив в него свою отсканированную подпись, штамп или печать. Часто используемые графические и текстовые объекты можно поместить на “полку” и в дальнейшем просто “стаскивать” их оттуда в другие документы. Автоматизировать и упростить создание новых документов позволяет и использование шаблонов.

Если бланк нужно заполнить много раз
Например, вам нужно заполнить какие-то бумажные досье на сотрудников. Описанным выше способом вы создаете документ Form Pilot и сохраняете его как шаблон. Дальше этот шаблон открываете, заполняете данные для каждого сотрудника и выводите их на печать. При этом вам очень хотелось бы сохранить все введенные персональные данные. Как это сделать? Можно, конечно, каждую заполненную анкету сохранять в отдельный файл, но если таких анкет сотни или тысячи, то так недолго и запутаться.

Form Pilot избавляет от подобной рутины при многократном заполнении одного и того же бланка. Программа ведет собственную базу данных по каждой из созданных форм. Если у вас сто сотрудников, то и записей в базе по форме с анкетой можно сделать сто, и все это сохранить в одном единственном файле Form Pilot. Что хорошо, при заполнении базы совершенно не нужно вбивать одинаковые поля для каждой записи – можно создать дублированную запись на основе любого варианта заполнения формы. Останется только изменить или добавить то, что нужно, и распечатать заполненные документы.

Более того, формы можно и не заполнять вручную, если данные для них имеются в готовых базах. Достаточно выполнить импорт из этих баз данных (Access, Excel, DBF и других) в документ Form Pilot и просто отправить на печать автоматически заполненные формы. А если у вас возникнет необходимость пересортировать данные в базе, получить по ней какую-то статистику или распечатать данные по всем полям на одном листе в виде таблицы, то можно воспользоваться функцией экспорта данных из базы Form Pilot во внешнюю базу.

FORM PILOT + FORM FILLER

Для заполнения бланков, подготовленных в Form Pilot, существует отдельная программа – Form Filler Pilot. В этом “пилотном” аналоге Adobe Reader можно заполнить только те поля, которые были созданы в Form Pilot. Казалось бы, кому нужна программа с такими донельзя урезанными возможностями? Однако именно такая жесткая ограниченность Form Filler позволяет найти программе интересное применение.

Например, можно раздать ее клиентам для заполнения договоров и других документов (для российского рынка программа бесплатна). Печально известный факт: при заполнении форм в формате DOC клиенты могут не только случайно подпортить документ, но и умышленно изменить его часть. А вот форму, подготовленную в Form Pilot, нельзя ни “запороть”, ни подправить – можно только заполнить положенное, распечатать или прислать обратно по электронной почте.

PDF MAKER PILOT
Эта программа создает PDF-документы и PDF-формы, которые впоследствии можно открыть и заполнить в Adobe Acrobat Reader. Создание нового документа в этой программе почти ничем не отличается от того, как это делается в Form Pilot – тот же набор инструментов для графики, вставки текста и изображений, та же “полка” с элементами-заготовками. Только здесь ничего сканировать не нужно, просто создайте новый документ с чистого листа либо на основе какого-то изображения или электронной формы (распечатать на принтере PDF Maker Pilot).

Неизменяемый текст самой формы (заголовок, анонс, комментарии) вставляется как простой текст, а для вставки текстовых полей, подлежащих заполнению, служит отдельный инструмент. Довольно удачно в программе реализована вставка галочек и графических элементов с аннотацией. Созданную форму остается сохранить в PDF. При этом сразу же предлагается открыть ее в Adobe Acrobat Reader.

Выглядит форма точно так же, как ее нарисовали, а изменить можно только то, что предназначено для заполнения – включить или выключить галочки (щелчком мыши) и внести данные в изменяемые текстовые поля. Как и в случае с использованием связки Form Pilot + Form Filler, подобную форму нельзя ни испортить, ни подправить. Неплохое решение для организаций, выкладывающих документы для заполнения клиентами на корпоративных серверах.

PDF SCRIPT PILOT
Впрочем, организовать заполнение PDF-документов через интернет можно с помощью другой программы – PDF Script Pilot (colorpilot.com/pdfscript.html). Эта программа позволяет создавать веб-формы и веб-скрипты для генерирования PDF-документов прямо на сайте организации.
Допустим, вашей компании нужно автоматически получать результаты заполнения клиентами какого-то документа (договора, соглашения). На руках же имеется лишь графическое изображение этого документа.

– С помощью PDF Script Pilot создается шаблон на основе этого изображения, на котором размещаются текстовые поля для заполнения и чекбоксы (точно так же, как и в PDF Maker).
– С помощью того же PDF Script Pilot создается веб-форма для сайта и скрипт.
– Клиент заполняет веб-форму, а скрипт создает PDF-документ с его данными.
– Готовый заполненный документ отправляется по e-mail в вашу компанию с копией клиенту или кладется в специальный раздел на сайте.

Нужно добавить, что обе программы для работы с PDF-документами точно так же, как и Form Pilot, умеют не только создавать многостраничные документы, но и вести по ним собственные базы. И импорт/экспорт данных из внешних баз поддерживают, например из обычной таблицы Excel.

TYPE PILOT
Этой программой – автонаборщиком текста стоит воспользоваться, если надоело каждый раз набирать одно и то же: e-mail, веб-адреса, телефоны, стандартные фразы, письма и подписи к ним. Мало того, что подобная информация разбросана по разным закоулкам, так она еще и теряется в самый ответственный момент.

Type Pilot не только соберет все это в одном месте, но и позволит быстро составить на основе этих заготовок большой документ. Вы набираете несколько символов, а вместо них на экране появляется целая фраза. Набором одного лишь слова можно написать огромное письмо, причем в любом текстовом редакторе.

Понятно, что чудес не бывает, и чтобы все так и было, необходимо заполнить базу Type Pilot – каждому сокращению (кейворду) сопоставить текст (фразу), который будет появляться после ввода этого кейворда. Таких пар “кейворд/фраза” можно добавить в базу более ста тысяч.

Принцип работы Type Pilot аналогичен использованию функции “Автозамена” в Word. Но Type Pilot, несомненно, гораздо удобней, да и возможностей предоставляет побольше. Например, в Word длина замены не может превышать 252 символов, а в Type Pilot максимальный размер фразы – 16 кб! Далее, сколько сокращений вы можете держать в голове, чтобы использовать для них автозамену в Word? От силы 20-30, употребляемых довольно часто. Работая с Type Pilot, совсем не обязательно помнить все ключевые слова – чтобы напечатать нужную фразу, достаточно выбрать ее из списка и нажать пробел на клавиатуре.

Есть смысл заполнять Type Pilot даже фразами, которые используются намного реже остальных. Да и сами кейворды можно при этом создавать довольно длинные – до 32 символов. Кроме того, хранилище фраз в Type Pilot имеет древовидную структуру. Фразы хранятся в тематических папках, их можно перетаскивать внутри одной папки и из одной в другую. То же самое можно делать и с самими папками. Всю базу или отдельную папку можно импортировать/экспортировать, а значит, ваши фразы не пропадут после переустановки системы. И, наконец, Type Pilot запоминает тридцать последних текстовых записей клипборда; любую из них можно вставить в текст. (Для сравнения: стандартный Windows Clipboard помнит только один текстовый блок, а буфер обмена в Word – 12.)

Type Pilot можно использовать не только при наборе длинных писем, его можно применить, к примеру, для ответов пользователям в едином корпоративном стиле. Составленный фирменный набор базовой лексики с помощью функции импорта/экспорта программы можно раздать всем сотрудникам и таким образом поддержать корпоративную культуру. Примерно то же можно сделать и для организации технической поддержки, импортировав базу стандартных ответов в программу. Кстати, для выбора нужного ответа совершенно не нужно рыться вручную в огромном количестве фраз. Это удобно делать с помощью встроенного поиска, окно которого вызывается “горячей” клавишей.

PRINT PILOT
Если вашей организации приходится часто и много печатать на принтере различные изображения (картинки, фотографии, схемы), не лишним будет подключить к этому делу Print Pilot. Согласитесь, что даже продвинутую секретаршу бывает трудно научить обрабатывать картинки в графических редакторах, а тем более вставлять их в текст. С Print Pilot совершенно не нужно никому забивать голову подобными премудростями – любую композицию из графических изображений и текста можно сделать за несколько минут и тут же вывести ее на печать. Картинки можно буквально набросать на макет листа любым из доступных способов: с использованием команд меню, через буфер обмена и перетаскиванием из окна любой программы, поддерживающей режим “вставить и бросить”. Особенно удобно перетаскивать картинки прямо из области предпросмотра ACDSee – видно, что тащишь.

Перенесенные на макет листа и брошенные как попало картинки можно упорядочить, отбуксировав их мышью в нужное место. Их можно уменьшить или увеличить, а также обрезать с любого края. Картинка при этом не отсекается насовсем, как это делается в графических редакторах, а как бы скатывается. Любую ее сторону всегда можно развернуть назад. Есть возможность поворачивать картинки на 180 или 90 градусов. Их можно накладывать друг на друга, делая композицию вроде слоеного пирога. Причем любой из слоев без труда перемещается на передний или задний план по меню правой кнопки мыши “Порядок”.

Картинки часто требуют подписи или комментария. Все это можно ввести прямо в Print Pilot или вставить через буфер обмена. Текст вводится отдельными блоками, и на макете листа появляется в виде объекта, над которым можно выполнять те же действия, что и над картинками. Шрифт текста, его размер и цвет меняйте по желанию, оформляя работу в деловом или в легкомысленном стиле.
Кстати, Print Pilot годится не только для серьезной работы – кроме скучной подборки каких-нибудь рекламных щитов на его стилизованном листе бумаги можно с успехом делать коллажи, шаржи на начальников, иллюстрированные отчеты о прошедшей корпоративной вечеринке или вылазке.

INTERNET RESEARCH SCOUT (NOTES PILOT)
Notes Pilot – старое название программы Internet Research Scout (www.bytescout.com), которая сейчас развивается как самостоятельный проект. Scout представляет собой удобную записную книжку, в которую можно сложить веб-контент, письма из Outlook Express и форматированный текст из различных редакторов, таких как MS Word.

Подготовить статью, реферат или доклад с помощью Scout намного проще, поскольку весь необходимый материал по теме собирается в одной папке. Теперь не нужно рыться на диске в поисках необходимого документа и открывать какие-то файлы. Интерфейс программы сделан в виде удобного браузера, в котором непосредственно отображается содержимое документа, выделенного курсором. Более того, все документы в папке можно отобразить на одном листе.

Особенно полезен Scout при большом объеме сохраняемого веб-контента. И, что особенно ценно, сохранять можно только то, что действительно нужно. Для этого достаточно выделить мышью фрагмент страницы и просто перетащить его на прозрачную иконку программы в виде чемоданчика. Это самый простой способ сохранения заметки в текущей папке, но существуют и другие – например, через контекстное меню правой кнопки мыши. А для браузеров Internet Explorer и Firefox/Mozilla существуют отдельные плагины, еще больше упрощающие сохранение информации из интернета.

Кстати, Scout сохраняет веб-контент один к одному – и картинки, и флэш-анимацию, и всякие скрипты – так что веб-страница или ее фрагмент при офлайновом просмотре предстают в первозданном виде. А при наведении мышью на название заметки отображаются практически все доступные данные: URL, ключевые слова, описание, информация о создателе и владельце сайта.

Есть у Scout и множество других возможностей. Например, заметки в программе можно не только хранить мертвым грузом, но и выполнять над ними разные действия. К примеру, взять и экспортировать активный файл в формат DOC и даже PDF. А перед этим документ можно отредактировать прямо в окне Scout – выбросить лишнее, добавить свои комментарии или текст и картинки из других заметок.

Накопленную в папках Scout информацию можно представить по-разному с помощью имеющихся в программе шаблонов: Notes, Reports, Simple, Bibliographi, Digest, FAQ. Использование последнего шаблона может существенно облегчить жизнь веб-мастерам при создании документов, известных как FAQ. Если в названия заметок заносить вопросы, а в их тело – ответы, то потом такой список вопросов-ответов можно легко сгенерировать в Scout одним щелчком мыши.

SPELL PILOT
Сказать о программе дежурную фразу, что она позволяет контролировать правильность написания слов – все равно что сказать о крутой иномарке, что она позволяет перевозить людей. Этот “пилот” не просто контролирует правописание, он следит за ним в реальном времени, и как только обнаруживает ошибку, подает сигнал звуком и цветом. Окно программы меняет цвет с обычного серого на тревожный – например, красный.

Сопровождающий ошибку звук напоминает те, что издает чукотский народный инструмент каяла. Услышав такой нестандартный сигнал, можно сразу же выполнить замену слова с ошибкой на правильный вариант из списка, предложенного программой. Делается это любым из доступных способов: с помощью клавиши пробел, Enter или двойного щелчка мыши. Переключиться при этом на главное окно программы можно быстро: с помощью мыши или “горячей” клавиши, установленной в настройках программы.

Spell Pilot начинает отслеживать все вводимые слова сразу после старта, и делает он это не только в текстовых редакторах. Проверка грамотности осуществляется в любом месте, куда только можно ввести текст: в окнах создания сообщений почтовых клиентов (Outlook, The Bat!) и интернет-пейджеров (ICQ, Miranda), полях любых баз и табличных процессоров (Excel, Access) и даже в заполняемых полях Adobe Acrobat Reader.

Но особенно полезной нам показалась возможность подобной проверки при заполнении веб-форм. Нужно сказать, что ни одну из существующих систем контроля орфографии нам так и не удалось заставить это делать. А вот Spell Pilot и в веб-формах обнаруживал ошибки, проверка выполнялась сразу же после ввода одного из разделительных символов: точки, запятой, пробела, вопросительного или восклицательного знака.

Как и другие программы обзора, Spell Pilot практически не нуждается в настройках. Единственное, что нужно сделать – выбрать основные словари и подключить другие, обнаруженные программой в системе в качестве вспомогательных. Желательно также в настройках параметров проверки орфографии активизировать пункты: “Проверять повторы слов”, “Пропускать адреса интернета” и “Пропускать аббревиатуры”. Иначе программа задолбает вас чукотскими звуками.

SOUND PILOT
Эта программа создает романтическую звуковую атмосферу, как это было во времена пишущих машинок “Ремингтон”. Каждое прикосновение к клавиатуре рождает звук, который вносит разнообразие в процесс набора текста, развлекает и снижает утомляемость. По умолчанию Sound Pilot использует звуки пишущей машинки. Однако вы можете переключиться на другую звуковую схему, загрузить новую с сайта программы и даже создать свою, назначив каждой клавише отдельный звук.

В зависимости от выбранной схемы Sound Pilot ваша работа за компьютером будет сопровождаться самыми разнообразными звуками – от сигналов азбуки Морзе до романтических вздохов. “Развлечение, да и только, – скажут некоторые, – и никакой практической пользы”. Скажут и будут не правы, поскольку есть в озвучивании нажатия клавиш весьма полезные составляющие:

– Звуки помогают сосредоточиться. Благодаря этому мысль не уходит в сторону и не размазывается, что позволяет быстрее закончить начатое дело.
– Уменьшается количество ошибок в набираемом тексте. Происходит привыкание к определенной озвучке до такой степени, что даже чувствуется неуверенность при наборе текстов без звука. Слуховой контроль позволяет отслеживать правильность вводимых с клавиатуры символов.
– Различие в звучании верхнего и нижнего регистров, а также на русской и английской раскладке клавиатуры позволяет не только уменьшить количество ошибок, но и контролировать, в каком режиме происходит печать текста. Теперь вы сразу заметите, что печатаете не те символы, а не после того, как наберете целый абзац абракадабры.
– Sound Pilot помогает освоить ритмичную печать, что является признаком высокой квалификации человека, набирающего тексты.
– Набор текстов перестает быть скучным занятием, звуки не только развлекают при работе за компьютером, но и снижают утомляемость.
– И, наконец, звуки Sound Pilot помогут заглушить неприятный стук вашей клавиатуры, если она старая и раздолбанная.

Вот только звуковую схему “Erotic” в рабочее время лучше не включать – клиенты могут неправильно вас понять…

Другие программы-“пилоты”
– Data Pilot – анализ данных в Microsoft Excel. Программа предназначена для расширения стандартного пакета анализа данных, включенных в Microsoft Excel, непараметрическими методами. Применить программу можно при анализе биологической информации, а также в случаях дорогих и трудновоспроизводимых экспериментов.
– PDF Creator Pilot – библиотека для создания PDF-файлов в Visual Basic, ASP, Delphi, Visual C++, VBScript. Содержит подробную документацию и пошаговые инструкции. Позволяет создавать PDF-документы на русском языке. Может быть использована в ASP, в том числе с возможностью вывода сгенерированных PDF-файлов в окно браузера клиента.
– Voice Notes Pilot – программа для ведения голосовых заметок. Предоставляет для этого больше возможностей, чем обычный диктофон: позволяет легко управлять своими заметками, сортировать их по темам, фильтровать, сохранять в файлы и отсылать по электронной почте. Может использоваться в качестве шпиона, поскольку умеет останавливать запись в тишине.