11 лет назад 11 июля 2007 в 17:13 49

SOFTWAREволюция

Автор: Надежда Баловсяк

Корпорация microsoft каждые несколько лет выпускала новые версии своего офисного пакета. Но начиная с версии microsoft office 95 кардинальных изменений в нем было мало. И вот наконец с выходом office 2007 революция свершилась.

ОБНОВЛЕННЫЙ ИНТЕРФЕЙС: ЛЕНТА И ВКЛАДКИ

Приложения пакета Microsoft Office 2007 внешне отличаются не только от своих предшественников, но и от других Windows-приложений. В традиционном Windows-интерфейсе используются меню и панели инструментов. Меню могут быть вложенными, поэтому часто для выполнения какого-либо действия нужно последовательно выбрать несколько пунктов меню, а потом в появившемся окне устанавливать нужные параметры. Это не всегда удобно, особенно если не знаешь, в каком разделе искать ту или иную опцию.

В новой версии офисного пакета доступ ко всем существующим возможностям реализован гораздо прозрачнее. В окне программ есть главное меню, состав которого почти такой же, как и раньше, однако теперь пункты выполнены в виде вкладок. Ниже главного меню находится лента – специальная панель с кнопками. Каждой вкладке ленты принадлежат соответствующие ее назначению кнопки: выбрав пункт главного меню (то есть вкладку ленты), можно увидеть сразу все кнопки, а значит, и все доступные возможности.

Например, на вкладке “Вставка” текстового редактора Word размещены кнопки вставки в текстовый документ таблиц, картинок, формул, гиперссылок, закладок, колонтитулов.

Сходные кнопки в ленте объединены в разделы. Например, в текстовом редакторе Word есть разделы “Шрифт”, “Стили”, “Колонтитулы”. В табличном процессоре Excel – “Библиотека функций”, “Сортировка и фильтры”, “Работа с данными”. В некоторых разделах доступна еще и специальная кнопка, расположенная в нижнем правом углу раздела. Нажав на нее, можно открыть дополнительное диалоговое окно, в котором обычно представлены сразу все возможности, доступные с помощью кнопок этого раздела. Обычно такое окно повторяет по своей структуре диалоговое окно предыдущих версий приложений Microsoft Office – в результате те, кто привык к их традиционному интерфейсу, не почувствуют особых неудобств при работе с Office 2007.

Кроме этого в некоторых случаях в окне приложений Office 2007 могут появляться и дополнительные вкладки, на которых размещены кнопки для работы с выделенными элементами. Например, после того как вы добавите таблицу в текстовый документ и установите внутри нее курсор, отобразится контекстная вкладка “Работа с таблицами”. Такая возможность позволяет, с одной стороны, не загромождать окна приложений, а с другой – при необходимости получить быстрый доступ к самым нужным функциям.

Во всех приложениях Microsoft Office 2007 есть панель быстрого доступа. По умолчанию она расположена выше ленты. На ней размещены кнопки для наиболее часто выполняемых операций: сохранение файла, печать, отмена последнего действия. Эта панель в отличие от ленты настраиваемая – на ней можно разместить произвольные кнопки, а кроме того, ее можно расположить выше или ниже ленты.

В левом верхнем углу окна приложений доступна еще одна важная кнопка – Office, представленная в виде логотипа MS Office. Нажав на нее, вы раскроете меню File, в котором находятся пункты работы с файлами (создание, сохранение, открытие, печать), список последних просмотренных документов, а также доступ к окну настроек соответствующего приложения.

РАБОТА С КЛАВИАТУРОЙ

Опытные пользователи часто предпочитают работать не с кнопками, а с комбинациями “горячих” клавиш. Но запомнить все клавиатурные сокращения для всех программ не так-то легко. Разработчики новой версии Microsoft Office 2007 предложили очень хороший выход из положения. Теперь, работая с Office 2007, пользователю совсем не обязательно помнить наизусть клавиатурные комбинации – все они наглядно представлены в окне приложения в виде подсказок.

Нажмите клавишу Alt и увидите, как в окне приложения Office 2007 рядом с вкладками появятся подсказки – какие именно клавиши нужно нажимать следующими для получения того или иного действия. Если нажать клавишу, соответствующую нужной вкладке, отобразятся такие же подсказки уже для кнопок самой вкладки, и так далее. Например, для копирования выделенного фрагмента в буфер обмена нужно после клавиши Alt последовательно нажать Я и С, а для вставки из буфера – Alt, Я, М, А.

ПАНЕЛЬ ФОРМАТИРОВАНИЯ И ФУНКЦИИ ПРОСМОТРА

В Office 2007 появилась дополнительная панель форматирования текста, которая отображается при выделении фрагмента текста рядом с ним наподобие смарт-тэгов. На ней размещены основные инструменты форматирования: кнопки применения шрифта, изменения параметров абзаца, создания списков и т. д.

Благодаря этой панели все нужные инструменты всегда будут под рукой. Даже если вы работаете, например, с таблицами и у вас активна контекстная вкладка “Работа с таблицами”, с помощью этой мини-панели можно изменить параметры шрифта или абзаца, не активизируя вкладку “Главная”, на которой эти кнопки размещены. Таким образом, движения мыши становятся короче, а потому быстрее.

Еще одна новая возможность связана с предварительным просмотром элементов форматирования фрагмента документа. В предыдущих версиях MS Office пользователи могли видеть, как работает тот или иной эффект форматирования, только после его применения. Например, только выбрав и установив нужный стиль, размер шрифта и абзацный интервал, можно было увидеть, как изменится выделенный фрагмент текста.

В новой версии офисного пакета еще в процессе выбора элемента форматирования вы сможете посмотреть результат. Например, выбрав какой-нибудь стиль в общем списке, вы увидите, как на ходу изменится выделенный текст. При этом стиль не нужно применять, то есть не нужно щелкать по нему мышью – достаточно только навести курсор.

Такое же действие можно выполнить и в отношении параметров шрифта, абзаца, при создании списков, при установке стиля таблицы или объекта WordArt. Эта возможность предварительного просмотра элементов форматирования тоже позволит сэкономить время.

ГАЛЕРЕИ ЭЛЕМЕНТОВ

В предыдущих версиях MS Office только некоторые элементы содержали наборы готовых вариантов форматирования. Так, пользователям были доступны автоформаты таблиц и форматы объектов WordArt. Для остальных же элементов нужно было устанавливать параметры форматирования вручную.

В приложениях пакета Office 2007 появилась возможность применять готовые варианты форматирования и для многих других элементов. Например, оформляя графический объект – прямоугольник или круг, не обязательно вручную устанавливать параметры стиля, цвета и типа границы, заливки и фона. Вместо этого можно выбрать уже готовый стиль из галереи. Такие наборы существуют также при оформлении иллюстраций, таблиц, диаграмм, графических элементов, колонтитулов, надписей.

WORD 2007: ШАБЛОНЫ ДЛЯ ТЕКСТА

Основное отличие текстового редактора Word 2007 от предыдущих версий состоит в расширенных возможностях создания однотипных документов с помощью стандартных фрагментов.

Раньше для создания похожих документов применялись шаблоны. Теперь кроме шаблонов появилась возможность создавать и использовать в дальнейшем еще и произвольные фрагменты документа – будь то фрагменты текста, таблицы, рисунки, надписи. Такие фрагменты здесь называются стандартными блоками.

Стандартные блоки Word 2007 размещены в соответствующей галерее. Кроме общей существуют отдельные галереи для блоков каждого типа. Галерея стандартных блоков обычно отображается при выборе меню для вставки блока определенного типа. Например, при вставке колонтитула в окне текстового редактора отображается галерея стандартных блоков типа колонтитул. Такая же галерея существует и для таблиц, формул и некоторых других элементов. А если нужного вам стандартного блока в галерее нет, вы можете создать свой или отредактировать один из существующих и сохранить его в галерее.

При работе с текстом пользователь может создать и сохранить в виде стандартных блоков наиболее часто повторяющиеся фрагменты документа. А потом эти фрагменты легко вставляются в текст – таким образом, если ваш документ состоит из многих повторяющихся фрагментов, благодаря стандартным блокам вы легко его сформируете.

В качестве готовых блоков можно использовать и комбинированные заготовки – стандартные фрагменты договоров, сложные для оформления и часто используемые таблицы, рисунки с подписями, формулы, элементы автотекста и многое другое.

Дополнительной возможностью, появившейся в Word 2007, стали новые графические объекты – объекты SmartArt-графики, с помощью которых очень удобно и наглядно представляются любые данные. Объекты SmartArt представляют собой несколько связанных между собой графических элементов (прямоугольников, кругов, треугольников), в которые вписан текст. Теперь вместо долгого и сложного форматирования схем с помощью стрелочек и надписей достаточно выбрать тип объекта SmartArt, ввести текст, и схема готова. При создании схем опять-таки можно применять различные шаблоны оформления, стили и заливки.

EXCEL 2007: ВЫЧИСЛЕНИЯ БЕЗ ПРОБЛЕМ

При оформлении таблиц в Excel 2007 также появилась возможность применять стандартные стили – теперь не нужно устанавливать параметры оформления для отдельных элементов таблицы (заливку, границы, шрифты), достаточно выбрать уже готовый стиль. Кроме этого в новой версии Excel можно применять стиль и к отдельной ячейке.

Следует отметить и расширенные средства условного форматирования. Всего доступно пять видов правил, с их помощью можно установить применение форматов в зависимости от содержимого ячейки.

Например, можно внутри ячеек разместить прямоугольники, длина которых будет соответствовать числу, записанному в ячейке. Это позволит наглядно показать соотношение данных, записанных в ячейках.

Отдельного внимания заслуживает появившееся в Excel 2007 средство поиска ошибок в формулах. Эта возможность одна из наиболее полезных в новой версии табличного процессора. В специальном окне “Контроль ошибок” можно найти и исправить ошибку в формуле, предварительно просмотрев все этапы ее вычисления.

Для упрощения работы со сложными формулами в окне табличного процессора можно отобразить окно оценки значения формулы, с помощью которого проводится пошаговое вычисление сложной формулы. Благодаря этому также упрощается поиск ошибок во вложенных формулах.

Появился в Excel 2007 и новый структурный элемент – связанные таблицы. Связанная таблица представляет собой набор данных, которым можно управлять как единым целым независимо от значений, расположенных в других ячейках рабочего листа. В связанной таблице можно очень легко сортировать и отбирать данные, подсчитывать итоговые значения, а также проводить вычисления по формулам. Вычисления проводятся автоматически сразу для колонки значений.

OUTLOOK: НЕЗАМЕНИМЫЙ ПОМОЩНИК ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА

В Outlook 2007 появились средства работы с RSS-лентами. Для них в структуре папок программы существует специальная директория, где и собираются новостные ленты, на которые подписан пользователь. И такой способ работы с RSS даже удобнее, чем через Internet Explorer 7.

Программа теперь позволяет присваивать различные типы и цветовые категории записям органайзера. Примечательно, что одной задаче или заметке можно присвоить сразу несколько цветовых категорий. Вы можете создать категории для ваших рабочих и личных дел, для документов разного типа (например, срочных и тех, которые можно отложить, или тех, которые требуют уточнения вопроса). Пометив этими категориями ваши записи календаря, задачи и электронные письма, в любой момент в окне программы можно будет отобразить только те записи, которые относятся к определенной категории. Либо настроить Outlook на автоматическое присвоение категорий поступающим письмам и их сортировку по тематическим папкам.

В Outlook появилась поддержка визиток и расширенная поддержка подписей для электронных сообщений. Теперь очень просто настраивается представление списка задач – для этого на левой рабочей панели находится специальный раздел “Текущее представление”. С его помощью можно легко выбрать, в каком виде представлять данные. На главной странице программы в правой части может отображаться панель “Задачи”, позволяющая всегда иметь под рукой все незаконченные задачи, активные дела и встречи.

Более того, пользователь может управлять своими задачами и делами непосредственно на этой панели – добавлять задачи, управлять их выполнением, настраивать список дел. Здесь же можно изменять приоритеты задач, настраивать сроки выполнения, применять категории.

При добавлении любого элемента Outlook (задачи, встречи, заметки, электронные сообщения) существует специальная вкладка “Формат текста”, на которой доступны все инструменты форматирования, использование шрифтов, формата абзаца, применение стилей, вставка стандартных элементов, таблиц, рисунков, диаграмм, надписей и тех же стандартных блоков.

Календарь Outlook 2007 может быть интегрирован с онлайновыми сервисами календарей, которые воспринимают данные в формате iCalendar, например с Google Calendar. Для этого нужно указать параметры этого сервиса в окне настроек календаря, и Outlook будет синхронизировать данные в онлайновом календаре и в своей базе данных.

Конструктор форм Outlook позволяет самостоятельно создавать формы, которые впоследствии можно использовать при работе с программой. Любую из готовых форм Outlook можно отобразить в режиме конструктора, после чего отредактировать ее.

В Outlook 2007 весьма удобный механизм поиска. В каждом разделе есть поле быстрого поиска, а при желании можно уточнить и расширить область поиска, задав конкретные значения писем, календарей, контактов, например значение поля “Кому”, “Тема” или “e-mail”.

Но особенно удобен, пожалуй, встроенный просмотрщик офисных документов – многие файлы-вложения, в том числе документы самого Office, можно открывать непосредственно в окне Outlook, не дожидаясь запуска соответствующего редактора.

POWERPOINT 2007: ШАБЛОНЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ – НА ЛЮБОЙ ВКУС

В новой версии PowerPoint расширились возможности настройки элементов презентации. Теперь пользователь может отредактировать стандартные макеты и сохранить их, после чего применять для создания презентации. При изменении макета на нем можно разместить обычный текст или графические элементы оформления либо вставлять такие стандартные элементы, как рисунки, надписи, диаграммы. Для этого предназначены специальные объекты – заполнители. Благодаря этой функции можно гораздо проще создавать однотипные презентации. Например, если вы часто используете на презентации логотип или фирменные цвета, вы можете отредактировать макет оформления слайдов и сохранить его для последующего применения.

Кроме того, программа позволяет изменить и сохранить не только отдельный макет оформления слайдов, а еще и набор макетов слайдов. Такая возможность будет удобна в том случае, если вам необходимо использовать несколько разных видов макетов в одной презентации. Например, вам нужно создать несколько однотипных презентаций с общей структурой. Создав набор макетов, достаточно применить его к новой презентации и ввести данные.

Появились и новые возможности, связанные с распечатыванием презентации. По умолчанию презентация распечатывается в виде слайдов, то есть для каждого слайда отводится одна страница. Но презентацию можно превратить в раздаточные материалы, распечатав несколько слайдов на одной странице в соответствии с форматом выдачи.