14 лет назад 26 января 2005 в 20:09 122

Вряд ли у кого-нибудь вызывает сомнение, что в номинации “Лучший Microsoft Office года” убедительную победу одержал Microsoft Office 2003. И дело тут не только в его абсолютной безальтернативности, уже давно являющейся мнимой.

Название Microsoft Office 2003 можно потихоньку забывать, ибо сама Microsoft все чаще предпочитает употреблять более весомое Microsoft Office System. Простой набор программ для составления всевозможных документов – это вчерашний день, переход от набора пакетов к полноценной офисной системе был неизбежен. Этим шагом компания Microsoft помимо прочего косвенно избавлялась от одного серьезного упрека со стороны поклонников свободного софта.

Речь идет, разумеется, о форматах. Точнее – о необходимости понимать эти форматы, не используя непосредственно Microsoft Office. Очевидно, что упрек этот с формальной точки зрения вполне оправдан – если уж сделал офисный пакет, то позаботься о том, чтобы его файлы понимали и в других офисах. Офисная система – совсем другое дело. Это уже серьезная претензия на корпоративный стандарт, который ни с чем считаться не обязан.

С одной стороны, круг потребителей существенно сужается, поскольку большинству пользователей, особенно домашних, возможности офисной системы просто не нужны. С другой – если фирма один раз выбрала стандарт, она будет придерживаться его до конца. Таким образом, можно смело констатировать, что Microsoft Office окончательно вышел из категории домашних любимцев, перейдя в разряд профессионалов.

Первый решительный шаг на этом пути был сделан еще в пакете Microsoft Office XP, когда было заявлено о поддержке так называемых смарт-тэгов. Пресс-служба Microsoft уделила этому факту огромное внимание – она даже утверждала, что эта технология наконец-то позволила сделать электронный документ радикально отличным от бумажного за счет интерактивности и взаимодействия с другими ресурсами. В этом заявлении было немало справедливого.

Действительно, до этого шага различие между электронным и бумажным документооборотами было, скорее, количественным и мало зависело от самого документа – и там, и тут был простой статический текст. А использование смарт-тэгов позволило связать релевантную информацию с другими документами, откуда можно получать дополнительные данные. Или просто вставлять полученные таким образом данные в документ, что вносит качественные изменения во всю структуру документооборота предприятия.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ

В Microsoft Office System широко используются смарт-тэги, позволяющие сделать документ интерактивным.

В Microsoft Office System (здесь и далее будет употребляться именно это название) смарт-тэги стали не просто одной из используемых в качестве эксперимента технологий, а чуть ли не основой всего пакета. Если в Microsoft Office XP смарт-тэги поддерживались только в программах Word, Excel и Outlook, то теперь они успешно работают в не менее принципиальных для офисного труженика Microsoft PowerPoint и Microsoft Access.

Теперь компании, которые считают презентации одним из важных инструментов продвижения своего товара или своей услуги, могут самостоятельно разработать средства для оперативной подготовки презентаций. Кстати, это лишний раз доказывает, что Microsoft, совершенствуя офисный пакет, уже перестала ориентироваться на домашнего пользователя – если тот же Excel можно использовать хотя бы для планирования семейного бюджета, то PowerPoint – программа принципиально недомашняя.

Достоинство применения смарт-тэгов – не только оперативность, но и возможность апеллировать к конкретике. Например, маркетинг некоторых услуг может потребовать не только знаний общих вопросов, но и некоей специфичной для конкретного предприятия статистики. Это данные находятся на внутренних серверах предприятий, и организовать доступ к ним – дело техники. Зато на презентации можно будет увидеть не только абстрактные картинки и формы, но и привязанные к конкретной компании схемы, что всегда нагляднее.

Если в Microsoft Office XP меню смарт-тэгов могло быть только одноуровневым без каскадирования и группирования, то в Office System ситуация радикально изменилась – каскадные меню поддерживаются, что существенно упрощает работу со сложными документами. Следует заметить, что большинство пользователей и раньше не сильно страдало от невозможности составить сложные иерархические меню – все равно восемь пунктов отображаются в одном списке, а появление задач, где их требуется больше, исключала сама концепция мелкого бизнеса.

Но жизнь не стоит на месте – задачи усложняются, и для их решения требуются адекватные инструменты, такие как динамические заголовки меню смарт-тэгов. Это тоже является существенным новшеством по сравнению с Microsoft Office XP. Предположим, в предлагаемом документе содержатся сведения об услугах, предлагаемых компанией. Очевидно, что базовый их набор будет зависеть не только от возможностей самой компании, но и от особенностей клиента. Документ, составленный при помощи Office System, может распознать клиента и предложить ему требуемый вариант набора услуг. То есть вместо абстрактных и требующих уточнений позиций клиент получит предельно конкретный документ, работу с которым он сможет начать немедленно.

Office System предлагает пользователям не только новые возможности, которые дает технология смарт-тэгов, но и новый инструментарий для их настройки. Если в свойствах смарт-тэга нажать кнопку Properties, то будет автоматически вызван метод DisplayPropertyPage. Правда, способ настройки при этом все равно остается неопределенным – его должен выбрать сам пользователь. Тем не менее само наличие единой точки доступа к настройкам смарт-тэгов является пусть не принципиальным, но весьма удобным качеством Office System.

Разумеется, на этом список возможностей технологии не исчерпывается. Microsoft Office System предлагает пользователям реализованную поддержку временных смарт-тэгов, которые активизируются при открытии документа, но при его закрытии не сохраняются. По всей видимости, эта функция появилась вследствие повышенного внимания компании Microsoft к безопасности информации, для обработки и хранения которой применяются ее продукты.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Текст, сохраненный в формате XML, внешне ничем не отличается от привычного DOC-формата. Это позволяет без проблем перевести всю документацию в более современную форму.

Особенно эффективно сочетание технологии смарт-тэгов и формата XML, который компания Microsoft активно продвигает на роль всеобщего стандарта. Ведь при помощи XML-кода можно превратить текст в смарт-тэги, что не может не привлечь внимание всех, кто предпочитает использовать автоматически генерируемые документы.

Вообще говоря, формат XML для Microsoft Office System является несколько большим, чем просто один из поддерживаемых форматов – фактически это главный сетевой компонент пакета. Этот формат позволяет создавать слабо структурированные документы, то есть дает возможность пользователям реализовывать свои собственные представления относительно организации данных, поиска, обработки и использования информации. А эта возможность уже явно выходит за рамки сугубо технической.

Дело в том, что значительная часть упреков в адрес концепции Microsoft сводилась к тому, что система весьма слабо адаптирована к конкретному пользователю в отличие от тех же UNIX-систем, где пользователь обладает намного большей свободой в собственных действиях. Теперь этот недостаток устранен, по крайней мере, в офисном приложении – пользователь имеет возможность создавать сколь угодно большие документы в полном соответствии со своими пожеланиями, причем форматирование при сохранении в XML-формат не уничтожается. Впрочем, за свободу следует платить – полноценно освоить Microsoft Office System не намного проще, чем научиться работать в UNIX-системах.

Еще одно несомненное преимущество нового формата состоит в том, что все содержимое документа можно сохранить в один файл, в отличие от того же HTML, где иллюстрации сохраняются отдельно. Это, кстати, приводило к забавным ситуациям, когда из-за простой человеческой забывчивости по электронной почте отправлялся html-файл без прицепа в виде каталога с картинками. Теперь это исключено.

У XML-формата, используемого новым офисным пакетом, есть еще одно важное достоинство, не упомянуть о котором нельзя. Речь идет об использовании одного документа несколькими группами пользователей, отличающимися друг от друга своими техническими возможностями и, следовательно, нуждающимися в уникальном представлении этого документа. Скажем, одним пользователям необходимо иметь хорошо оформленную бумажную копию, другим – посмотреть документ онлайн, третьим – прочитать его содержимое при помощи КПК, четвертым – иметь интерактивное руководство к действию. Разумеется, удовлетворить потребности каждого можно было и раньше, только для этого потребовалось бы иметь несколько копий одного и того же документа. XML-формат позволит иметь для всего этого только одну базовую копию, поскольку остальные получаются путем простых преобразований.

Программа Microsoft Excel 2003 быстро преобразует файл гипертекста в собственный внутренний формат, работать с которым значительно удобнее.

БЕЗОПАСНОСТЬ
В Microsoft Office System впервые реализован метод ограничения доступа к документам, который опирается на технологию, используемую при защите авторских прав. Правда, медиамагнаты пока только планируют ее широкое внедрение, а Microsoft, известная своим прагматизмом, уже решила применить имеющиеся наработки в собственных продуктах.

Фактически пользователь Office System сможет полностью контролировать процесс последующего использования составленного им документа – технология, получившая название Information Rights Management (IRM), позволит явно указать всех имеющих право читать или править конкретный документ, запретить его копирование (причем запрет может распространяться и на распечатывание), а также установить срок действия этих правил.

Information Rights Management – это серьезный шаг компании по продвижению и популяризации Windows Rights Management Services (RMS), службы, которая призвана сделать систему ограничения доступа неотъемлемой частью любого бизнес-процесса.

Впервые о службе управления правами RMS узнали пользователи системы Windows Server 2003, установившие одно из OOB-обновлений системы. Как и технология Digital Rights Management (DRM), она позволила предприятиям регулировать права на использование внутренних документов своими сотрудниками. Изначально технология базировалась на трех китах – стратегии Read only, стратегии Print и стратегии Do not forward. При этом пользователю не возбранялось создание собственных стратегий, в которых могли задаваться специфические для данного предприятия правила с возможностью ограничивать срок их действия.

Однако панацеей RMS не стала. Путей обхода защиты было достаточно – например, посредством снимка экрана и сохранения его в файл. Однако средств “от всего”, как известно, в природе просто не существует, поэтому партнеры Microsoft восприняли идею с энтузиазмом.

А это привело к естественному в данной ситуации побочному эффекту – защищенные документы не имеют обратной совместимости, то есть открыть их можно исключительно при помощи Office System. Таким образом, миграция на Office System со старых версий офисного пакета становится практически неизбежной. Разумеется, защищенные документы невозможно будет открыть и при помощи альтернативных пакетов StarOffice и OpenOffice.

Более того, чтобы полноценно работать с IRM, пользователю потребуется иметь Microsoft Windows Server 2003 и Windows Rights Management Services. Так что миграция корпорациям предстоит весьма основательная. Впрочем, по словам главного продукт-менеджера компании Microsoft Дэна Лича, большинство пользователей уже приобрели лицензии на Server 2003, так что ни к каким серьезным проблемам это не приведет.

Тем не менее дела с совместимостью обстоят не так грустно, как может показаться на первый взгляд. Компания Microsoft устами Дэна Лича уже пообещала выпустить дополнительный модуль для браузера Internet Explorer, позволяющий открыть защищенный документ (естественно, если установленные на него права доступа это позволяют), скопировать или распечатать его.

Интересно, что установить те или иные права доступа можно не только на весь документ, но и на его часть, причем каждой части могут соответствовать свои собственные правила. О надежности же защиты говорит тот факт, что Microsoft отказалась от парольной защиты – для проверки прав используется Active Directory в совокупности со службами Windows Rights Management Services. Использование IRM предписывает шифровать все содержимое файла, поэтому отсутствие прав (или использование редактора от стороннего производителя) приведет к тому, что пользователь просто ничего не увидит.

КРАСОТА

При помощи программы Microsoft Picture Library пользователь сможет комфортно просмотреть все находящиеся на диске картинки

Однако Microsoft не была бы самой собой, если бы все изменения и улучшения носили исключительно идеологический характер и не было бы чего-то такого, что сразу бросается в глаза даже тем, кто судит о программе исключительно по работе дизайнера. Первым делом следует отметить, что логическим продолжением программы Pictures and Faxes Viewer, входившей в стандартную поставку системы Windows XP, стал Picture Manager 2003, который был включен в состав дополнительных средств пакета.

По всей видимости, эта программа задумывалась в качестве замены ACDSee, большая часть функций которого заставляет простого пользователя морщить лоб в попытках понять, о чем вообще идет речь. Поэтому набор возможностей программы Picture Manager 2003 более скромен – она умеет менять размер изображения, поворачивать его и конвертировать в другой формат. Чтобы пользователь не заблудился в файловых дебрях, на отдельной панели отображаются папки, в которых находятся рисунки.

Вышеупомянутая программа не является единственным средством для упорядочивания изображений. За “пассивный” просмотр отвечает Microsoft Picture Library 2003 со встроенной функцией поиска. Опять же – все необходимое и ничего лишнего.

Вертикальный дизайн программы Microsoft Outlook 2003 существенно облегчает восприятие текста письма

Главным дизайнерским шедевром является программа Microsoft Outlook 2003 – компания Microsoft не только тщательно изучила все пожелания пользователей, но и привлекла к работе специалистов по издательскому делу, что помогло достичь серьезного прогресса в эргономике программы.

Теперешний Outlook – это два или три вертикальных столбца, в одном из которых производится переключение режимов работы – почта, календарь, контакты, задачи и заметки. Такой дизайн программы позволяет более эффективно задействовать площадь экрана – возникает иллюзия, что сам экран стал немного больше, поскольку вся бесполезная информация не отображается, а полезная – удачно сгруппирована.

Основной режим – почтовый. Он требует трех окон, в среднем из которых располагается список писем, отображаемый таким образом, что в глаза бросаются только обратный адрес и тема письма. Разработчики не скрывают, что такое решение им подсказали сами пользователи, утверждающие, что именно эта информация для них важнее всего при сортировке почты. Остальная информация также присутствует, но более светлый шрифт позволяет ей как бы спрятаться в тень.

Разумеется, Outlook 2003 хорош не только интерфейсом. Компания Microsoft впервые применила в этой программе возможность интеллектуальной группировки, что поможет пользователю быстро рассортировать даже очень большую почту. Сообщения автоматически группируются по времени получения и по размеру. Последнее весьма важно, ибо большое письмо – это письмо с вложением, которое нужно сохранить и, возможно, заархивировать. Теперь эту операцию можно провести из одного места. Опять же, экономия времени, что для офисного работника немаловажно.

Несмотря на все новшества Microsoft осталась верна своей традиции преемственности одноименных пакетов. Дизайн всех программ таков, что пользователь предыдущей версии может начать работать немедленно – ничего радикально непонятного он не обнаружит. Осваивать же тонкости новой версии можно постепенно, не в ущерб основному делу.