13 лет назад 16 марта 2006 в 2:47 62

Табличный процессор ms excel вполне может стать незаменимым помощником не только в офисе, но и дома. Надо только знать, в каких ситуациях и как правильно его использовать.

МЕГАКАЛЬКУЛЯТОР EXCEL
Возможность проведения различных вычислений в Excel реализована просто великолепно. Для того чтобы что-то посчитать, необходимо в любой ячейке ввести знак “=” и далее указать арифметическое выражение или даже сложную формулу со скобками. После того как вы нажмете Enter, в ячейке появится результат вычислений.

Но использовать Excel только для вычисления арифметических выражений – это все равно что использовать швейную машинку только для пришивания пуговиц. Так, вместо чисел в формулах можно использовать имена ячеек – например, в результате ввода формулы “=A1+B1” в ячейку С1 в ней будет записано суммарное значение ячеек A1 и B1. Если же в колонках А и В будут тоже введены числа, а формулу “=A1+B1” из ячейки С1 скопировать в другие ячейки столбика С, перетащив выделенную ячейку за правый нижний угол, то в следующих ячейках вы увидите уже результаты сложения А2 и В2, А3 и В3 и т. д. Такая процедура называется автозаполнением формулы.

Возможно, в некоторых формулах адрес ячейки не должен меняться при автозаполнении – например, вы проводите пересчет денежных сумм из одной валюты в другую, используя при этом ячейку со значением курса. В этом случае в формуле такую ячейку следует зафиксировать, записав ее адрес определенным образом: перед номерами столбика и строчки необходимо ставить значок “$” – например “$A1”, “$D4”. Разумеется, если изменить значение используемой в формуле ячейки, формула пересчитается в соответствии с новым значением.

А если вам необходимо сохранять все промежуточные вычисления, можно скопировать и формулы, и значения, используемые в формулах, на другие рабочие листы. А потом, только меняя исходные значения, получать нужный результат. Уникальность табличного процессора от Microsoft состоит в наличии мощного аппарата встроенных функций, которых насчитывается несколько сотен.

Среди них можно найти самые простые: определение максимума или минимума в диапазоне ячеек, вычисление суммы и среднего значения указанного диапазона; математические (вычисление корня, логарифма и синуса), финансовые (определение суммы будущих вкладов), статистические, проверки свойств и значений, логические и многие другие. Для применения этих функций в формулах удобно воспользоваться специальным мастером, с помощью которого можно не только выбрать нужную функцию, но и верно задать ее параметры.

ПРАВИЛЬНЫЙ ВВОД ДАННЫХ – ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ И СИЛ
Наличие инструментов проверки вводимых данных позволяет избежать ошибок, которыми чревато создание больших таблиц. Как только при вводе возникнет ошибка, Excel сообщит об этом во всплывающем окне. Условия проверки формируются отдельно для каждого столбика электронной таблицы. Для того чтобы задать проверку вводимых данных, необходимо выделить диапазон ячеек и выбрать меню “Данные” – “Проверка”.

Условия проверки зависят от того, что именно записано в поле. Для числовых данных (пункты “целое число” и “Действительное” раздела “Тип данных”), а также для данных типа “Дата” или “Время” можно задать диапазон, в котором должны находиться вводимые значения. Заполнив “Тип данных”, в поле “Значение” необходимо выбрать условие, которое будет проверяться, а в полях “Минимум” и “Максимум” указать нижнюю и верхнюю границы диапазона.

Например, при заполнении поля с годом рождения вы можете указать минимальное значение 1920, а максимальное – 1995, и тогда будете уверены, что ошибиться, набрав 1853, не получится.
Проверка данных не ограничивается сообщением о правильности или неправильности введенных значений. Здесь же можно задать сообщение-подсказку, которое будет появляться рядом с ячейкой при вводе и указывать, какого рода данные требуются. Для этого предназначена вкладка “Сообщение для ввода”.

ЗАСТАВЛЯЕМ EXCEL ЗАПОЛНЯТЬ ЯЧЕЙКИ
Заполнять ячейки Excel можно, не только используя выбор из списка. Если вам необходимо ввести последовательные числа, например, пронумеровать их или же проставить даты, незачем делать это вручную. Автозаполнение по прогрессии позволит упростить этот процесс буквально до нажатия нескольких клавиш. Введите первое число, а дальше выполните автозаполнение ячейки, удерживая клавишу Ctrl. Ячейки заполнятся последовательными числами, причем если в первой была дата, то в других будут размещены следующие ее значения.

Воспользовавшись пунктом “Правка” – “Заполнить” – “Прогрессия”, вы сможете установить параметры заполнения. Например, можно задать заполнение ячеек не последовательными значениями, а с некоторым шагом – через одно или два. В случае с датой в окне заполнения по прогрессии можно указать заполнение датами с интервалом в день, месяц или год.

ПРАЙС-ЛИСТЫ И ПРОЧИЕ ПЕРЕЧНИ
Excel – это лучший инструмент для создания различного рода списков. Вы можете хранить в рабочей книге Excel перечень покупок, список ваших фильмов или книг, задач на ближайший рабочий день, не говоря уже о списке сотрудников или студентов. Возможности работы со списками в Excel позволят вам найти нужное значение в любой, даже самой большой таблице, упорядочить список по любому столбику и решить целый ряд других задач.

Список в Excel – это фрагмент рабочего листа, оформленный определенным образом. Во-первых, в нем не должно быть пустых строк или столбцов (столбики еще называют полями, а строчки – записями), а в каждом столбце должны быть указаны данные одного типа, то есть только числа или только текстовые значения. Не менее важным является верное определение заголовков полей списка – они должны иметь другое форматирование по сравнению с остальным перечнем (например, другой тип шрифта или размер). Только в случае соблюдения этих условий Excel будет верно работать со списками. Если же чего-то не учесть, некоторые функции будут работать некорректно либо не сработают вовсе.

Упорядочивание списков, или их сортировка, позволит не только разместить данные определенным образом, но и значительно упростит поиск информации. После сортировки записи списка будут выводиться в определенном порядке в соответствии со значениями полей. К примеру, можно отсортировать список по алфавиту фамилий или по возрастанию цены. Для этого необходимо щелкнуть на любой ячейке списка и выбрать пункт “Данные” – “Сортировка”. В Excel можно упорядочить список одновременно по трем полям. Если же необходимо отсортировать список по четырем полям, отсортируйте его вначале по наименее значимому полю, а потом, повторно вызвав пункт “Данные” – “Сортировка”, задайте упорядочивание по оставшимся трем.

Excel умеет отбирать из списка значения, нужные пользователю. Для этого чаще всего используется автофильтр, который отображает записи, удовлетворяющие условию отбора, скрывая при этом все остальные. Для использования автофильтра необходимо выбрать одноименный пункт из меню “Данные” – “Фильтр”. Рядом с заголовком каждого поля появится стрелочка, используя которую можно назначить условия отбора.

Самое простое – отбор записей, у которых значение одного из полей совпадает с тем, которое задано. В частности, с помощью автофильтра можно выбрать из списка товары одного типа (например, те, у которых поле “Тип” содержит значение “HDD”). А можно отбирать записи одновременно по нескольким полям. В этом случае на рабочем листе будут отображены только те записи, которые подходят под все условия отбора. Кроме этого можно отобрать записи, соответствующие нескольким наибольшим или наименьшим значениям поля.

Например, пять самых дорогих товаров или десять наименее значимых (по приоритету) задач. А самые гибкие условия отбора позволяет задать пункт “Условие”, открывающий окно “Пользовательский автофильтр”. В этом случае для отбора значений можно построить сложные выражения с использованием логических операций.

Упрощаем ввод данных
Часто при формировании электронной таблицы данные в столбике повторяются, то есть фактически они выбираются из какого-то набора значений. Такая ситуация возникает, если, например, необходимо указать признак товара (книга, CD, DVD), способ оплаты, жанр фильма или тип принтера. В этом случае данные можно не вводить, а выбирать из списка. Для этого в отдельной области рабочего листа сформируйте тот набор значений, данные из которого будете использовать при формировании списка. Далее в окне “Проверка вводимых значений” в поле “Тип данных” выберите пункт “Список”, а в поле “Источник” укажите адреса ячеек введенного набора. Теперь при вводе данных рядом с ячейкой появится стрелка, указывающая на то, что здесь используется выпадающий список.

График любого типа
На основе таблицы с данными можно построить диаграмму практически любой формы. Диаграмма строится с помощью соответствующего мастера, на каждом шаге которого необходимо указать ее тип, диапазон используемых данных, параметры оформления.

Среди диаграмм доступны практически все известные типы: гистограмма, линейная, секторальная, точечная и еще ряд других; причем можно выбрать как плоское, так и объемное, трехмерное ее представление. Таким образом очень просто строить графики функций: достаточно задать значение параметра, ввести формулу, выполнить автозаполнение ячеек – и диаграмма в виде графика готова.